Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Assistenz im Büro der Dezernatsleitung (m/w/div)
Ort: Berlin Verwaltungsstandort
Bewerbungsfrist: 9. März 2025
Beschäftigung: Teilzeit, Vollzeit
Eintrittsdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ausschreibungsnummer: 04-018-2024
Vergütung: Entgeltgruppe 6 TV EntgO-DRV
Tätigkeitsbereich
Wir nehmen die Grundsatz- und Querschnittsaufgaben und die gemeinsamen Angelegenheiten der Träger der Rentenversicherung in den Bereichen Prävention, Rehabilitation und Sozialmedizin wahr und sind zuständig für entsprechende Fachfragen in diesen Bereichen, sowie für Verfahrens- und Rechtsfragen. Die Assistenzstelle ist im Leitungsbereich des Dezernates „Trägerübergreifende Digitalisierung von Verfahren und Prozessen in der Rehabilitation“ angesiedelt.
Das Dezernat wurde im Juli 2023 gegründet und ist maßgeblich an der digitalen Transformation in der Rehabilitation beteiligt. Wir arbeiten agil in dezernats- und trägerübergreifenden Teams zusammen.
Ihre Aufgaben
Als erste Anlaufstelle des Dezernats unterstützen Sie die Dezernatsleitung sowie Projektgruppen und Gremien in Fragen der Organisation und des Arbeitsablaufs; hierbei erledigen Sie anfallende büroorganisatorische Aufgaben.
- Im Tagesgeschäft erwarten Sie administrative Aufgaben wie das Erledigen von Schriftverkehr, Telefonauskunft, Terminkoordination, Verwaltung von Post und E-Mails, schreiben nach Diktat.
- Die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings in Präsenz, digital oder hybrid gehören auch dazu. Hierfür erstellen Sie Unterlagen wie Gremienvorlagen und organisieren gegebenenfalls Dienstreisen.
- Sie bauen sich ein gutes Netzwerk mit anderen Vorzimmern und Ansprechpersonen aus unterschiedlichen Bereichen innerhalb und außerhalb der DRV Bund auf.
- Sie übernehmen Sonderaufgaben wie Hotelreservierungen buchen oder Gäste betreuen.
- Sie fertigen Auszahlungsanordnungen und wirken bei der Überwachung von Haushaltsmitteln mit.
Bei der täglichen Arbeit werden Sie mit Programmen und Anwendungen wie MS Office, SAP, Confluence, Allris und Zeus arbeiten. Je nach Bedarf werden Sie beim Aufbau von fehlenden Kenntnissen selbstverständlich unterstützt.
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs- oder büroorientierte Berufsausbildung oder über eine vergleichbare Fortbildung oder Qualifikation.
- Sie bringen Berufserfahrung in der Büroorganisation, vorzugsweise aus dem Sekretariats-, Vorzimmer- oder Assistenzbereich sowie einen sicheren Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik mit.
- Idealerweise verfügen Sie über aktuelle Erfahrungen im Umgang mit moderner Bürokommunikation.
- Darüber hinaus überzeugen Sie durch Ihre freundliche, motivierte, kommunikative und verantwortungsbewusste Persönlichkeit und zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion aus.
Wir bieten Ihnen
- Sie erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld nah an der Abteilungsleitung, das proaktive Mitgestalten Ihres Bereiches sowie der Austausch im kollegialen Team.
- Sie erhalten eine Einarbeitung mit zentralen Ansprechpersonen und einem detaillierten Einblick in die DRV Bund und die regionale Rentenversicherungsträger.
- Die Arbeit im Homeoffice ist nach Ablauf der Probezeit an manchen Tagen möglich, solange die dienstlichen Belange im Vordergrund stehen.
- Ihre Weiterentwicklung wird mit einem breiten Schulungsangebot aktiv gefördert.
- Selbstverständlich bietet die DRV Bund alle Vorteile einer großen, öffentlichen Arbeitgeberin wie eine flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub, Jahressonderzahlung und vieles mehr.
Weitere Informationen
Die Tätigkeit erfordert die Bereitschaft und Flexibilität, die tägliche Arbeitszeit den dienstlichen Anforderungen anzupassen. Die Arbeit im Homeoffice ist an manchen Tagen nach Absprache mit dem Team möglich.
Bewerber*innen, die sich in der engeren Auswahl befinden, werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen.
Vorteile
- 30 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche
- Jahressonderzahlungen und vermögenswirksame Leistungen
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersversorgung (VBL)
- Home Office
- Unbefristete Stelle
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Parkplatz
- Fitnessstudio Kooperationen
- Jobticket
Ansprechpartner*in
Claudia Kroh-Koch
Recruiterin
E-Mail: Claudia.Kroh-Koch@drv-bund.de
Tel.: 030 865-34922
Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir sehen daher Bewerbungen von Frauen mit besonderem Interesse entgegen.
Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte im Sinne von § 2 Abs. 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.
