Assistent*in (m/w/d)

Das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) sucht für den Bereich IT & eScience

eine*n Assistent*in (m/w/d) (ID 301)

möglichst ab 01.01.2025 und mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 Stunden.
Das WZB ist eine öffentlich geförderte Einrichtung für problemorientierte sozialwissenschaftliche Grundlagenforschung (). Als außeruniversitäres Forschungsinstitut ist es Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und gehört zu den führenden Einrichtungen der Sozialforschung. Am WZB arbeiten ca. 450 Wissenschaftler*innen verschiedener Disziplinen und Mitarbeiter*innen in den wissenschaftsunterstützenden Bereichen zusammen. Untersucht werden Entwicklungen, Probleme und Innovationschancen moderner Gesellschaften. Die Ergebnisse der WZB-Forschung richten sich an die wissenschaftliche Community, an Expert*innen und Entscheider*innen in Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, an die Medien und die interessierte Öffentlichkeit.
Der Bereich IT & eScience ist der administrativen Geschäftsführung des WZB zugeordnet und besteht aus 15 Personen. Der Teilbereich IT betreibt die zentralen IT-Strukturen, den IT-Servicedesk für das Institut und stellt die IT-Ausstattung der Arbeitsplätze sowie die mobile Kommunikation bereit. Der Teilbereich eScience unterstützt die Wissenschaftler*innen zu Themen der datengetriebenen offenen Wissenschaft und stellt Infrastrukturen und Dienstleistungen bereit.
Stellenbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Organisation, Koordination und Durchführung von Arbeitsprozessen zur Unterstützung der Abteilungsleitung
• Ansprechperson für und Betreuung der Mitarbeiter*innen des Bereiches inkl. der Organisation von In- und Auslandsdienstreisen
• Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost (inkl. Ablage)
• schriftliche und mündliche Korrespondenz, selbstständiges Verfassen von Briefen und E-Mails nach Stichworten in Deutsch und Englisch
• Kalenderführung, Terminplanung und -koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Protokollführung
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen (in Präsenz und virtuell)
• Pflege des Berichtssystems und der Webinhalte der Abteilung in Wiki und Content-Management-System des WZB
• Vorbereitung und Dokumentation von Abrechnungen, Beschaffungen, Auftragsvergaben, Werk- oder Dienstleistungsverträgen
• Unterstützung bei der Budgetüberwachung
• Verwaltung, Bestellung und Ausgabe von Materialen für den Bereich
• Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren zur Stellenbesetzung
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen
• Betreuung von Gästen

Ihr Profil

• kaufmännische, Sekretariats- oder gleichwertige Ausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung im o. g. Aufgabenbereich, vorzugsweise in einer wissenschaftlichen Institution
• ausgezeichnete mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• sicherer Umgang mit gängiger Computersoftware wie MS Office und Erfahrung in der Anwendung digitaler Prozesse
• wünschenswert sind Erfahrungen mit Content Management Systemen
• sehr gute Recherchekenntnisse
• hohes Maß an Selbstorganisation, Zeitmanagement, Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Organisationsfähigkeit und Sorgfalt, proaktivem Denken und Handeln, ausgeprägte Hilfs- und Lernbereitschaft sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
• souveränes und freundliches Auftreten

Unser Angebot

• Vergütung entsprechend EG 8 TVöD Bund
• Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL U)
• ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz im Zentrum Berlins
• internationales, kollegiales und vielseitiges Arbeitsumfeld
• umfassende Einarbeitung
• flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens (mindestens 20% der vertraglich vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit)
• Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• umfassende Angebote zur fachlichen und überfachlichen Fort- und Weiterbildung sowie Qualifizierung
• Kantine mit modernen Aufenthaltsräumen
• ermäßigtes Monatsticket für den öffentlichen Personennahverkehr (Jobticket oder Deutschlandticket Job)

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Das WZB fordert Frauen und Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf.
Für Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an peter PUNKT loewe AT wzb.eu
Weitere Informationen über das WZB unter www.wzb.eu.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungstool bis zum 24.11.2024.