Assistent*in/ Referent

Zur Verstärkung unseres Leitungsteams im FEZ Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e Assistent*in/ Referent*in der Geschäftsführung des Geschäftsbereichs Landesmusikakademie Berlin in Vollzeit (39,40 Std./Wo), in unbefristeter Anstellung.

Sie arbeiten gerne in einem Haus voller Kinder, fachlicher Vielfalt und im Bereich der Erwachsenenbildung? Sie haben 360°-Skills und können ordnen, finden, komplexe Herausforderungen lösen, verhandeln, recherchieren, eine Präsentation erstellen, sind sich aber auch nicht zu schade, etwas zu kopieren und Kaffee zu kochen?
Unter Stress entwickeln Sie Superkräfte und Improvisation gehört zu Ihren Special-Skills?
Sie sind freundlich und aufgeschlossen, aber auch direkt und zielstrebig?
… dann suchen wir Sie als Assistent*in / Referent*in der Geschäftsführung der Landesmusikakademie Berlin im FEZ-Berlin.
Die Landesmusikakademie Berlin ist als Teil des FEZ-Berlin eine vom Land Berlin geförderte Weiterbildungseinrichtung vorwiegend für Erwachsene, die in musikalischen Berufen tätig sind, bietet Fortbildungen von Erzieher*innen und Workshops für Musikenthusiast*innen an. Das Team setzt fachliche Impulse, organisiert Tagungen und musikalische Großveranstaltungen sowie Schulprojekttage. Ab 2025 wird ein Schwerpunkt der Betrieb eines Gästehauses mit 88 Betten für Ensemblefahrten, Chorfreizeiten etc. sein. Das neue Haus wird das gern genutzte Bungalowdorf als Übernachtungsstätte ergänzen. Auch ein Tonstudio steht für Angebote zur Verfügung.
Das FEZ-Berlin ist der vielfältigste Spiel-, Lern- und Erlebnisort Berlins. Unter einem Dach versammeln sich auf 13.000 m² Indoor- und 175.000 m² Outdoor-Fläche inmitten des Waldparks Wuhlheide diverse Spielorte sowie Bildungs- und Kulturangebote für alle Generationen. Das FEZ-Team fühlt sich mit hoher sozialer Empathie dem Prinzip der diversen Gesellschaft verpflichtet und lädt alle Generationen ein, im Spannungsfeld von (analoger) Tradition und (digitaler) Moderne bewährte Kulturtechniken kennen zu lernen und sich dem Abenteuer Zukunft zu stellen.

Zu Ihren Aufgaben gehören u. a.:

• Frontoffice der Landesmusikakademie
• eigenständige Sachbearbeitung in teils sehr komplexen verwaltungstypischen und hausspezifischen Angelegenheiten
• Führen eigenständiger Verhandlungen mit Kooperationspartner*innen
• Assistenz der Leitung/Geschäftsführung der Landesmusikakademie Berlin
• Terminvorbereitung und -kontrolle
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Teilnehmer*innen- und Kursmanagement mit einer Fachsoftware
• Unterstützung des Teams der Landesmusikakademie in organisatorischen und administrativen Zusammenhängen
• Verantwortung für die Pflege der Ablage, auch in elektronischer Form
• Bewerbungsmanagement
• eigenständige Organisation kleinerer Veranstaltungen
• Unterstützung bei Veranstaltungsvorbereitung und -organisation, der Durchführung von Events, Seminaren, Workshops etc. inkl. Organisation des Caterings
• Protokollieren von Sitzungen
• Mitwirkung an konzeptionellen Arbeiten (Recherchen, Informationsbereitstellung, textliche Gestaltung, Lektorat etc.)
• Datenbankpflege
• Zuarbeit zur Statistik
• Enge Zusammenarbeit mit dem/der Referent*in der Geschäftsführung des Kinder-, Jugend- und Familienbereichs

Sie verfügen über

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsangestellte*r, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Hotelfachfrau/-mann) oder ein Hochschulstudium
• ein aufgeschlossenes und kommunikatives Auftreten und haben Freude am Umgang mit Menschen
• einen strukturierten, zuverlässigen und organisierten Arbeitsstil
• Eigeninitiative und Sorgfalt bei der Arbeitsausführung
• sehr gute Deutsch- und gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift sowie Freude am Verfassen von Texten
• fundierte IT-Kenntnisse MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
• Offenheit für weitere Fachsoftware und Tools der Digitalisierung
• eine strukturierte Arbeitsweise
• Diversitätskompetenz
• Wünschenswert sind Berufserfahrung in ähnlichen Positionen und Erfahrungen in öffentlichen Verwaltungen.

Wir bieten

• eine kreative und sinngebende Arbeitsstelle
• Raum für eigene Ideen
• ein engagiertes und zugewandtes Team
• ein sehr interessantes Umfeld von Partner*innen, von politischen Institutionen über pädagogische Einrichtungen bis tief hinein in die Berliner Kulturlandschaft
• Möglichkeit zur Fortbildung
• Vergütung nach FEZ-Haustarif (z. Zt. analog zum TVL Berlin) Entgeltgruppe 9
• Jahressonderzahlung
• kostenlose Nutzung der Schwimmhalle und des Badesees sowie aller Eigenveranstaltungen des FEZ-Berlins
• betriebliche Altersversorge: VBL
• flexibles Arbeitszeitmodell/Gleitzeit
• Die Möglichkeit des teilweisen Mobilen Arbeitens
• 30 Urlaubstage

Unser Auswahlprozess bewertet Ihre Bewerbung ausschließlich aufgrund Ihrer fachlichen Qualifikation, unabhängig von Ihrer Herkunft, Religion, Hautfarbe, Nationalität, sexueller Identität, Behinderung, Ihrem Alter und Geschlecht.
Ihre Ansprechpartner für weitere Informationen: Chris Berghäuser, berghaeuser(at)landesmusikakademie-berlin.de
Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte bis 28.06.2024 digital an personalstelle(at)fez-berlin.de.
Weitersagen erlaubt!
Diese Stelle ist für Sie nicht interessant? Wir freuen uns dennoch über eine Weiterleitung oder Empfehlung.