„Wir halten das Bezirksamt am Laufen!“ Die Serviceeinheit Facility Management sorgt dafür, dass Gebäude, Technik und Infrastruktur rund um die Uhr funktionieren. Ob in der Objektbetreuung, Baukoordination oder technischen Verwaltung - hier erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben, ein starkes Team und die Möglichkeit, hinter den Kulissen Großes zu bewegen. Werden Sie Teil unserer Serviceeinheit und gestalten Sie Pankows Arbeits- und Lebensräume mit! Jetzt bewerben und anpacken!
Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Schule, Sport und Facility Management sucht ab sofort, unbefristet, eine
Assistenz (m/w/d) im Fachbereich Hochbau
Kennziffer: 079-3306-2025
Entgeltgruppe: E5 TV-L (Bewertungsvermutung)
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)
Geplanter Einsatzort: Storkower Str. 113, 10407 Berlin
Ihr Arbeitsgebiet umfasst u. a.:
- selbständige Organisation des Büros des Fachbereichs / der Leitung, Terminkoordination und -überwachung, Vorgangskontrolle, An- und Abwesenheitsmeldungen
- Erteilung von qualifizierten Auskünften im mündlichen und schriftlichen Publikumsverkehr, allgemeine Korrespondenz, telefonische Erstauskünfte inkl. Post- und E-Mail-Bearbeitung, Raumbuchungen
- strategische Organisation des Aktenbestands (digital und analog) nach Fachbereichsmaßgaben
- Datenbankerstellung und -pflege
- selbstständiges Erstellen von Statistiken, Darstellungsmethoden, Schreibarbeiten, Vervielfältigung
- eigenständige Bedarfserfassung von Bürotechnik und Büromaterial (einschließlich Bestellung, Vergabe, Verwaltung)
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen, Protokollführung
- fachbereichsbezogene Daten beschaffen, aufbereiten und teilweise auswerten
- Koordinierung von Zuarbeiten, Stellungnahmen, Berichterstattungen
- Kostenstandprüfung von Aufträgen, Bestellungen und Nachträgen in HKR
- Erstellen und Führen von übergeordneten Projektlisten
- Überprüfen von Trinkwasserprüfprotokollen, Erfassung und Verarbeitung der Ergebnisse, Einarbeitung der Protokollergebnisse in die „Legionellen-Liste“, Abstimmung mit dem Gesundheitsamt, der Immobilienverwaltung und dem Schulamt
- Bearbeitung von Gutachten (erfassen, dokumentieren und intern weitverarbeiten)
- Vorbereitung von Festlegungen unter Berücksichtigung der Kontierungen in HKR neu
- Unterstützung bei der Fertigung von Ausschreibungsunterlagen (Beauftragungen und Nachtragsmanagement)
- Eigenverantwortliche Prüfung von Wartungsrechnungen, sowie führen der Wartungstabellen
- Zedal Abfallentsorgung: verwalten und organisieren von Begleitscheinen, Übernahmescheinen, Entsorgungsnachweisen
- Bewirtschaftung der konsumtiven Sachausgaben des Fachbereiches
- Bearbeitung von verbrauchsabhängigen Rechnungen
- Erarbeitung und Erstellung von buchhalterischen Auswertungen
- Führung der Buchhaltungsakten entsprechend der Landeshaushaltsordnung (LHO)
- Bewirtschaftung der Einnahmetitel
- regelmäßige Kontrolle des Zahlungseingangs für alle Einnahmen
- Vorbereitung der Unterlagen für die Einholung von Angeboten, Prüfung und Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes
- Mitwirkung Praxisanleitung von Auszubildenden und Praktikanten
- Mitarbeit Projektcontrolling, zentrale Projektüberwachung, einschließlich Erstellung und Aktualisierung von Übersichten, Listen und Datenbanken nach bautechnischen Kriterien
- Abrechnung der Leistungen beteiligter freischaffender Architekten und Ingenieure des Hochbaus und Sachverständiger
- Durchführung nicht delegierbarer Bauherrenleistungen bei Abschlussarbeiten, Rechnungslegung und Dokumentation der Bauakten
Sie haben...
- eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung (z. Bsp. Verwaltungsfachangestellte:r) bzw. vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen (z. Bsp. Verwaltungslehrgang I) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Bürokommunikation oder gleichwertige Qualifikationen oder Berufserfahrungen
- verhandlungssichere Kenntnisse der deutschen Sprache entsprechend Stufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprache
- Kenntnisse zum Projektmanagement, Projektsteuerung und Projektleitung von Bauvorhaben; der Gefahrstoffverordnung, SiGeKo und dem Arbeitsschutz auf Baustellen
- Anwendungssichere IT-Kenntnisse, sowie sehr gute Kenntnisse in der Büroorganisation sowie in der sicheren Erstellung, Bearbeitung und Kontrolle von Texten und Tabellen
- Kenntnisse der LHO und AV LHO
- Kenntnisse der verwaltungsspezifischen Bearbeitungsstandards auf der Grundlage der Gesetze der Berliner Verwaltung und der GGO I
Sie können...
- auch unter schwierigen Bedingungen engagiert arbeiten, den Handlungsrahmen ausfüllen und aktiv Wissen und Erfahrungen einbringen sowie sich auf neue Aufgaben einstellen und neue Kenntnisse erwerben
- vorausschauend planen und strukturieren und entsprechend agieren
- ihr Denken und Handeln auf ein gewünschtes Ziel hin auszurichten und die erforderlichen Ressourcen effizient einsetzen.
- sich personen- und situationsbezogen austauschen
Weitere Einzelheiten können dem Anforderungsprofil entnommen werden, welches Sie unter "weitere Informationen" finden.
Wir bieten
- ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und eine gute Work-Life-Balance (durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Einstieg in die mobile Arbeit) und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten
- die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln , indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen sowie ein individuelles Wissensmanagement
- aktive Gesundheitsangebote während der Arbeitszeit)
- eine kosten
...
Die vollständige Stellenbeschreibung und weitere Informationen zum Angebot entnehmen Sie bitte der am Ende dieser Seite hinterlegten Internetadresse. Sie finden diese im Bereich "Informationen zur Bewerbung" unter "gewünschte Bewerbungsarten".
