Bürosachbearbeiter*in (m/w/d)

Für unsere Geschäftsstelle des Expertenrats für Klimafragen (ERK) suchen wir für ein unbefristetes Arbeitsverhältnis eine*n
Bürosachbearbeiter*in
(Schwerpunkt Teamassistenz, Wissensmanagement, Gestaltung von Publikationen, Controlling, IT-Support)
Bewerbungen von Beamten*Beamtinnen werden im Einzelfall geprüft.

Ihre Aufgaben

• Kommunikation und Korrespondenz mit Ratsmitgliedern, Leitung und Team sowie Behörden, Organisationen in deutscher und englischer Sprache; Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen der Leitung
• Unterstützung in der Koordination, Vorbereitung, Ausführung und Nachbereitung von wesentlichen Aufgaben des Projektmanagements (u.a. Sitzungen, Protokollführung); Erstellung von Dokumenten, Präsentationsunterlagen; Termin- und Reiseplanung; Besuchsdienst; Verwaltung von Beschaffungen, Büromaterial, Ablage
• Recherche und Auswertung von guten Praxisbeispielen zum Wissensmanagement, Erarbeitung von Wissensmanagement-Lösungsvorschlägen inkl. Schätzung des Ressourcenaufwands, Umsetzung, Nachhaltung im Team und kontinuierliche Weiterentwicklung entsprechend dynamischer Anforderungen im ERK, Strukturierung und Kontrolle der Ablagen (Server, Cloud)
• Planung, Gestaltung, Realisierung, gestalterische Weiterentwicklung von Publikationen des ERK (z.B. Gutachten, Stellungnahmen) unter Berücksichtigung des Corporate Design des ERK; Entwurf von Prototypen für Grafiken und Bildideen sowie Schrift-, Form- und Bildelemente; selbstständige und fehlerfreie Erstellung und Umsetzung von Grafiken, Texten, Diagrammen unter Anwendung entsprechender Software (Adobe InDesign, Adobe Illustrator, Excel, etc.); Pflege und Weiterentwicklung Grafik- und Fotopool des ERK; Einholung von Druckkosten-angeboten und Abwicklung Druckvorgänge; Aktualisierung und Qualitätssicherung der Literatureinträge in geeigneter Software; Erstellung navigierbarer und barrierefreier PDF-Version aller Publikationen (u.a. mit Dienstleister); Ansprechperson für Bereich Mediengestaltung
• Lektorat und Überarbeitung (Rechtschreibung, Grammatik, Stil, Verständlichkeit, zielgruppengerechte Ansprache) von ERK-Publikationen in deutscher und englischer Sprache
• Haushaltsaufstellung insbesondere Bedarfsermittlung, Plausibilitätsprüfung, Begründung für Mehrbedarfe, Haushaltsausführung (Festlegung, Bewirtschaftung und Überwachung), Zahlbarmachung, Qualitätssicherung und Nachverfolgung von Rechnungen
• IT-Unterstützung: Unterstützung und Beratung bei Beschaffungen spezifischer Hard- und Software, Bearbeitung der beim IT-HelpDesk eingegangenen Aufträge für den eigenen Bereich, Unterstützung bei der Installation der fachspezifischen Anwendungen des ERK, Koordination mit dem IT-Referat

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung zur Mediengestalterinzum Mediengestalter, zurzum Medienkauffraumann, zurzum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Kaufmännische AssistentinKaufmännischer Assistent/Wirtschaftsassistentin Medien, Verwaltungsfachangestellte*r oder Abschluss einer Berufsausbildung in einer für die Aufgaben relevanten Fachrichtung
• berufliche Vorerfahrungen in der Text- und Bildproduktion (digital und print) sowie gute Kenntnisse in möglichst vielen der folgenden Bereiche: Lektorat, Desktop-Publishing, Mediengestaltung, Medienherstellung; idealerweise Erfahrung in der Durchführung von Teamassistenz- und Bürosachbearbeitungstätigkeiten
• sehr gute Kenntnisse und nachgewiesene Erfahrungen im Umgang mit Software zur Text- und Bildbearbeitung (Microsoft Office insbesondere Word, Power Point; LaTeX; Adobe Creative Suite)
• Erfahrung in der redaktionellen Betreuung von wissenschaftlichen Texten; Fähigkeit, komplexe Sachverhalte innerhalb kurzer Zeit attraktiv, allgemeinverständlich und multimedial aufzubereiten; sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift; Freude an präziser Formulierung sowie an der Arbeit mit Sprache im Allgemeinen
• schnelle Auffassungsgabe, selbständige und strukturierte Arbeitsweise, Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit sowie eine hohe Eigeninitiative und Eigenmotivation; Kompetenz, in Klarheit sowie in respektvoller und eigenverantwortlicher Haltung zu kommunizieren und auch in Stresssituationen souverän und gelassen zu reagieren; Spaß an der aktiven Gestaltung des sozialen Teamgefüges
• Bereitschaft, sich in administrative Abläufe (insbesondere Haushaltsfragen und entsprechende Software) sowie sich in IT-Fragen einzuarbeiten; idealerweise Erfahrung im Bereich Haushaltsaufstellung und -ausführung einer Institution sowie Kenntnisse in IT-Support-Themen

Freuen Sie sich bereits jetzt auf:

• die Flexibilität eines modernen Arbeitsplatzes - Möglichkeit der mobilen Arbeit, Gleitzeit, Teilzeitmöglichkeiten, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• die Sicherheit des öffentlichen Dienstes -tarifvertraglich geregeltes Entgelt inkl. Leistungsentgelt/ Altersvorsorge/ Jahressonderzahlung
• ein gesundheitsförderndes Arbeitsumfeld - in einer offenen, kommunikativen und diversitätsgeprägten Arbeitskultur
• persönliches Wachstum - vielfältige persönliche und fachliche Fortbildungsoptionen
• eine begleitete Einarbeitung in einem motivierten und kreativen Team sowie durch vielfältige Qualifizierungsoptionen
• Möglichkeit zum Erwerb eines Jobtickets
• bei Tätigkeiten in den Fachaufgaben: Gestaltungsspielraum und gesellschaftsrelevante Verantwortung - interdisziplinäre Zusammenarbeit in zukunftsorientierten Aufgabenbereichen im Umfeld der sozial-ökonomischen Transformation und Nachhaltigkeit, Klimaschutz und Digitalisierung

Nähere Informationen zum Expertenrat für Klimafragen finden Sie unter dem Link: www.expertenrat-klima.de.
Nähere Informationen dazu finden Sie unter dem Link: www.umweltbundesamt.de/das-uba/das-uba-als-arbeitgeber/warum-uba.
Wenn Sie Fachfragen zu der ausgeschriebenen Stelle haben, wenden Sie sich bitte an die weitere Ansprechperson.
Wenn Sie Fragen zu dem Bewerbungsprozess haben, wenden Sie sich bitte an die Ansprechpartner.