DE - Office Manager:in & HR Assistent:in 70%-100%
Permanent employee, Full or part-time · DE-Berlin
A Swissbit more you.
Bei Swissbit verstehen wir People & Culture als einen Schlüssel zu unserem Erfolg - sowohl in der Entwicklung unserer Talente als auch in der Förderung unserer Produkte. Unser internationales HR-Team arbeitet mit Begeisterung und einer klaren Vision daran, die richtigen Talente für die digitale Zukunft zu gewinnen und unser Unternehmen weiterzuentwickeln. Wir glauben an eine positive, offene und moderne Arbeitskultur, in der jede:r mit Freude und Engagement zur Weiterentwicklung von Swissbit beiträgt.
Aktuell stehen wir vor spannenden Veränderungen im HR-Bereich, sowohl durch neue Positionen als auch durch Nachbesetzungen.
Bist du bereit als Teil davon in dieser Nachbesetzung die Verantwortung für die wichtige Schnittstellenfunktion als Office Manager:in & HR Assistent:in am Berliner Entwicklungs- & Produktionsstandort zu übernehmen?
Deine Mission
Als Office Manager:in und HR-Assistent:in bist du die zentrale Anlaufstelle, die das Herzstück der internen und externen Kommunikation bildet und einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen gewährleistet. Durch dein Organisationstalent und dein Engagement schaffst du eine inspirierende Arbeitsumgebung, unterstützt Mitarbeitende und stellst sicher, dass alles vorbereitet ist - von Events bis hin zu Reisebuchungen. Mit deinem Einsatz trägst du maßgeblich dazu bei, dass sich sowohl Kolleg:innen als auch Geschäftspartner:innen rundum gut betreut und willkommen fühlen.
Spannende Aufgaben warten auf Dich
Zentrale Ansprechperson & Kommunikationsmanagement:
- Erste:r Ansprechpartner:in für interne und externe Anliegen sämtlicher Art, auch standortübergreifend.
- Verantwortung für die externe Kommunikation (Telefon und E-Mail) sowie Betreuung und Empfang von Geschäftspartner:innen und Gästen.
Administrative und organisatorische Tätigkeiten:
- Verwaltung und Organisation von Dokumenten, Posteingang und -ausgang.
- Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf, Geschäftsausstattung, Mitarbeitergeschenken sowie Merchandise-Artikeln.
- Partielle Unterstützung bei der Buchung von Dienstreisen inklusive Kommunikation zu aktuellen Reisebeschränkungen.
Berufsbekleidung:
- Organisation, Planung und Verwaltung von Berufsbekleidung für Mitarbeitende.
Vertrags- und Sekretariatsmanagement:
- Pflege und Verwaltung von Verträgen.
- Übernahme von Sekretariatsaufgaben auf Führungsebene.
- Kommunikation:
- Koordination sowie Umsetzung der unternehmensweiten Kommunikation im Auftrag von Vorstand / Geschäftsleitung.
Event- und Meetingmanagement:
- Planung und Durchführung von Meetings, Workshops sowie kleinen und großen Events.
- Vorbereitung und Organisation von Räumlichkeiten und öffentlichen Bereichen - bei Bedarf auch standortübergreifend.
HR-Unterstützung:
- Unterstützung bei On- / Mid- & Offboarding-Prozessen.
- Organisation von eLearnings und Jahresbestellungen.
- Mitwirkung an HR-Projekten und weiteren administrativen HR-Aufgaben.
Dein Profil
- Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Weiterbildung/Studium in BWL, Business Administration oder HR-Management.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, idealerweise im internationalen Industrieumfeld.
- Präzise Prozess- und Ergebnisdokumentation mit hohem Termin- und Qualitätsbewusstsein.
- Analytisches und praxisorientiertes Denken.
- Erfahrung in der Planung und Steuerung betrieblicher Abläufe.
- Kommunikationsstark und teamorientiert mit Freude an der Zusammenarbeit mit Stakeholdern.
- Durchsetzungsfähig, kreativ und offen für neue Wege.
- Neugierig auf Veränderungen und lernbereit im digitalen Wandel.
- Netzwerkstark und serviceorientiert.
- Ein exzellentes Gespür für Mitarbeitende sowie das passende Quäntchen Humor in der Arbeit mit Menschen.
- Das Herz am richtigen Fleck für eine offene demokratische Kultur #LoveHrHateRacism #HRespect
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse (Teams, Word, Excel, PowerPoint).
Was wir Dir bieten
- Sorgfältige Einarbeitung in ein motiviertes Team mit angenehmem Arbeitsklima & offener Kommunikationskultur
- Ideale fußläufige Anbindung über die BVG, S7 Raoul-Wallenberg-Str. / S75 Gehrenseestr. / Bus 154, PKW-Parkplatz direkt auf dem Firmengelände sowie überdachte Fahrradstellplätze wie auch Duschen/Umkleiden für die Sportlichen :o)
- Flexible Arbeitszeiten und Jahresarbeitszeitkonto
- Familienfreundliche Unternehmenskultur
- Persönliche und fachliche Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Sehr guten Kaffee, Kicker, Tischtennis oder den Grill auf der Dachterrasse zählen wir gar nicht erst auf ;o) denn es geht uns um Inhalt: das spannende Umfeld bei einem innovativen Mittelständler mit hoher technischer Vielfalt
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Über uns
Die Swissbit AG ist der führende europäische Anbieter von Speicherprodukten, Sicherheits- und Embedded-IoT-Lösungen für anspruchsvolle Anwendungen. Swissbit kombiniert seine einzigartigen Kompetenzen bei Speicher- und Embedded-IoT-Technologien mit seinem „Advanced Packaging“-Know-how. Diese Expertise erlaubt es unseren Kunden, Daten bei kritischen Anwendungen in der Industrie, Telekommunikation, Automobiltechnik, Medizintechnik, Fiskalisierung und im Internet der Dinge (IoT) zuverlässig zu speichern und zu schützen. Das Unternehmen entwickelt und produziert industrietaugliche Speicher- und Security-Produkte „Made in Germany“ mit höchster Zuverlässigkeit, Langzeitverfügbarkeit und kundenspezifischer Optimierung.
Swissbit wurde 2001 gegründet und verfügt über Niederlassungen in der Schweiz, Deutschland, den USA, Japan und Taiwan. Zu Swissbit gehören die eingetragenen Marken Swissbit und Hyperstone.
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