Einkauf, inkl. Projektassistenz und Office Management

16.09.2024

Stellenangebot: Koordinator:in für Einkauf, inkl. Projektassistenz und Office Management

Befristeter Vertrag bis 31. März 2026
K.I.E.Z.- Künstliche Intelligenz Entrepreneurship Zentrum -") ist eine Initiative zur Förderung von Gründungen wissenschaftsnaher Unternehmen im Bereich Künstlicher Intelligenz. Wir glauben an die Kraft von Startups, um das Wirtschaftswachstum voranzutreiben und einen positiven Wandel in der Welt zu bewirken. Unsere Dienstleistungen sind auf die spezifischen Bedürfnisse von KI-Startups ausgerichtet und decken die gesamte Innovationskette ab: von der Identifizierung von Startup-Potenzial in der KI-Forschung über die gezielte Unterstützung in der Inkubationsphase bis hin zu einem KI-Accelerator-Programm.
Dies ist eine einzigartige Gelegenheit, eng mit KI-Startups zusammenzuarbeiten, die die Zukunft gestalten, unterstützt von Berlins führenden Universitäten. Als Teil des K.I.E.Z. Teams wirst Du ein wichtiger Teil der reibungslosen Abläufe und des zukünftigen Erfolgs unserer Portfoliounternehmen sowie von K.I.E.Z. selbst.

Deine Aufgaben

Einkauf und Beschaffung:

• Planung und Abwicklung der Beschaffungsprozesse für Startups
• Sicherstellung der Einhaltung von Vergabevorschriften, insbesondere des De-minimis-Verfahrens zur korrekten Verwendung öffentlicher Mittel
• Durchführung und Verwaltung von Ausschreibungen gemäß den Vorgaben des öffentlichen Beschaffungswesens
• Überwachung der Liefertermine und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Abwicklung der Beschaffungsprozesse
• Umsetzung und Optimierung der Prozesse und Einführung von Best Practices im Bereich Einkauf und Beschaffung

Verwaltung öffentlicher Fördermittel:

• Unterstützung bei der Administration von öffentlichen Fördermitteln
• Vorbereitung und Erstellung von Finanz- und Statusberichten für Fördermittelgeber
• Sicherstellung der Einhaltung von Förderrichtlinien und Vorgaben
• Überwachung der fristgerechten Einreichung aller erforderlichen Berichte und Dokumente

Finanzverwaltung und Budgetcontrolling:

• Mithilfe bei der Erstellung von Finanzabschlüssen und Budgetberichten
• Pflege genauer Aufzeichnungen zu Beschaffungsaktivitäten und Mittelverwaltung
• Kontrolle der Kostenstellen und Überprüfung von Ausgaben gemäß Budgetvorgaben

Dokumentation und Projektassistenz:

• Unterstützung der Projektleitung bei der Planung und Umsetzung von Projekten
• Pflege von Projektplänen und Dokumentationen sowie Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines
• Erstellung von Berichten und Auswertungen für das Projektmanagement
• Organisation von Projektmeetings und Nachbereitung von Aufgaben
• Unterstützung der Teamleitung und des Teams im Tagesgeschäft, z.B. durch Terminplanung, Buchung von Besprechungsräumen und Koordination von Reisen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement-Team, um die finanzielle Umsetzung der Projektziele sicherzustellen

Büromanagement:

• Verantwortung für die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Arbeitsausstattung
• Organisation und Verwaltung des Büros, inklusive Postbearbeitung und allgemeiner Büroadministration
• Koordination und Verwaltung von Lizenzen und Verträgen für Bürogeräte und Software
• Ansprechpartner/in für externe Dienstleister und Lieferanten
• Unterstützung der Teamleitung und des Teams im Tagesgeschäft, z.B. durch Terminplanung, Buchung von Besprechungsräumen und Koordination von Reisen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Finanzwesen oder ein vergleichbarer Abschluss
• Berufserfahrung in der Durchführung von Beschaffungsprozessen, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung oder in der Verwaltung öffentlicher Fördermittel
• Kenntnisse der Vorschriften und Richtlinien zur Verwaltung öffentlicher Fördermittel (z.B. Zuwendungsrecht, De-minimis-Verfahren)
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Erfahrung im Umgang mit Budgetierung und Controlling
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Vollständige Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch sind erforderlich.
• Begeisterung für KI und das Startup-Umfeld ist ein großes Plus

Unser Angebot

• Die Chance, den Erfolg vielversprechender KI-Startups und die Zukunft der Künstlichen Intelligenz in Berlin und Deutschland zu unterstützen und mitzugestalten
• Ein tolles Büro im AI Campus Berlin, dem Zentrum der KI-Szene Berlins
• Ein kleines, engagiertes und agiles Team mit einer freundlichen und konstruktiven Arbeitsatmosphäre
• Abwechslungsreiche Aufgaben und viel Raum für deine Kreativität
• Ein spannendes Arbeitsumfeld, das Ideen und Selbstständigkeit fördert
• Flexible, bedarfsgerechte Arbeitszeiten und eine attraktive Vergütung
• Mitgliedschaft Urban Sports Club (M)

Du willst helfen, die besten und innovativsten KI-Startups Berlins in die Welt zu bringen? Dann bewirb Dich jetzt!
Bitte sende Dein frühestmögliches Eintrittsdatum, Deine Gehaltsvorstellungen und Deinen Lebenslauf per E-Mail an:
Laura Möller
Director AI
Laura.moeller@kiez.ai