Bewerbungszeitraum: 31.12.2024 - 10.01.2025 // Referenzcode: 2024_E_005765
Arbeitsumfeld
Die Bundesagentur für Arbeit betreibt zusammen mit den kommunalen Trägern bundesweit rund 300 Jobcenter. Aufgaben der Jobcenter sind vor allem die Leistungsgewährung sowie die Vermittlung in Arbeit und Ausbildung. Dabei sind die Kundinnen und Kunden häufig durch komplexe Problemlagen belastet. Ziel ist immer, die Rückkehr ins Erwerbsleben und soziale Teilhabe zu ermöglichen.
Aufgaben und Tätigkeiten
Sie sind zuständig für die Durchführung von Aufgaben des inneren Dienstbetriebs (z.B. Sicherheit in der Dienststelle, Maßnahmen des übergreifenden Datenschutzes, Regelungen zur Geschäftsordnung).
Sie sind verantwortlich für die Überwachung von Schnittstellen im Ausstattungsservice, bei Bauübernahmen und bei der Raumbedarfsplanung.
Die administrative Unterstützung der Geschäftsführung der Dienststelle und der Mitglieder der Trägerversammlung fällt ebenfalls in Ihren Zuständigkeitsbereich.
Das Aufgabengebiet umfasst die Assistenz der Geschäftsführung (Vorzimmer). Berufserfahrungen in diesem Bereich ist daher wünschenswert. Für die Aufgabenwahrnehmung Assistenz der Geschäftsführung ergeben sich folgende Aufgabenschwerpunkte:
- allgemeine Sekretariatsaufgaben, z.B. Schriftverkehr, Telefondienst, E-Mail-Bearbeitung, Druckaufträge,
- Bearbeitung von Korrespondenzen und Wiedervorlagen
- Terminkoordination / Terminüberwachung der Geschäftsführung
- Protokollführung, Ablagenmanagement
- Vorbereitung von Besprechungen, Besucherempfang, Bewirtung externer Gäste
- Sicherstellung der Erreichbarkeit des Vorzimmers der Geschäftsführung bis 16 Uhr
Voraussetzungen
- eine abgeschlossene Berufsausbildung (idealerweise im kaufmännischen Bereich)
- alternativ einen mittleren Bildungsabschluss und eine mindestens zweijährige Berufserfahrung, mit Aufgabeninhalten und Anforderungen, die mit der ausgeschriebenen Tätigkeit vergleichbar sind
Außerdem legen wir Wert auf:
- eine positive Grundeinstellung gegenüber allen Menschen sowie eine hohe Akzeptanz des Systems der sozialen Sicherung in der Bundesrepublik Deutschland
- IT-Affinität bzw. die Bereitschaft, sich in neue IT-Verfahren einzuarbeiten
- Kundenorientierung und Servicebereitschaft
- Fundierte Kenntnisse der Aufbau- und Ablauforganisation und des Inneren Dienstbetriebes der Dienststelle
- Grundkenntnisse der relevanten Rechtsgrundlagen
- Grundkenntnisse des Ausstattungsservice und des Liegenschaftswesens
- Fundierte Kenntnisse der Büroorganisation
Idealerweise bringen Sie noch mit:
- ein gutes Zeitmanagement und Organisationstalent
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein gutes Einfühlungsvermögen
- bürgerorientiertes, freundliches und sicheres Auftreten
- Loyalität und absolute Diskretion
- besonnenes Handeln auch in schwierigen Situationen
- zielgerichtete Zusammenarbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen
- sicherer Umgang mit den MS Office-Programmen Word, PowerPoint, Excel
Wir bieten
- eine Anstellung bei der Bundesagentur für Arbeit, dabei üben Sie Ihre Tätigkeit im Jobcenter aus.
- wir bieten eine Beschäftigung auf Dauer. Daher können auch Bewerberinnen und Bewerber berücksichtigt werden, die bereits in der Bundesagentur für Arbeit beschäftigt waren.
- eine strukturierte Einarbeitung unter kompetenter Begleitung von erfahrenen Fachkräften.
- eine Bezahlung nach dem Tarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/ba-tarifvertrag), die mindestens der Tätigkeitsebene V Entwicklungsstufe 1 (derzeit rund 3.040 € brutto) entspricht.
- je nach Vorerfahrung ggf. ein höheres Einstiegsgehalt.
- die Zahlung weiterer Gehaltskomponenten (z.B. Jahressonderzahlung, ggf. zusätzliche monatliche Zulagen).
- flexible Arbeitszeitmodelle unter Berücksichtigung von Öffnungs- und Erreichbarkeitszeiten der Dienststelle.
- eine Personalpolitik, die die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördert und ihre Beschäftigten z.B. mit Hilfe des Betrieblichen Gesundheitsmanagements unterstützt.
- eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge, die Möglichkeit der Entgeltumwandlung und vermögenswirksame Leistungen.
- viele Möglichkeiten und Angebote, Ihre Fähigkeiten sinnvoll einzusetzen und weiter zu entwickeln, z.B. verschiedene Personalentwicklungsprogramme.
- für Menschen mit Behinderungen die Gestaltung einer barrierefreien Arbeitsumgebung, damit sie ihre Kompetenzen optimal nutzen können.
Bewerbungen von Beschäftigten in Teilzeit oder an Teilzeit interessierter Menschen (m/w/d) sind selbstverständlich möglich.
Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten behinderten Menschen (w/m/d) sind ausdrücklich erwünscht.
Bitte beachten Sie, dass für eine Bewerbung eine Registrierung in unserem Bewerbungsportal erforderlich ist. Sobald Sie sich registriert haben, erhalten Sie Zugang zu Ihren persönlichen Karriereseiten, in denen Sie Ihr Profil bearbeiten können.
Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen folgende Unterlagen bei:
- Anschreiben/Motivationsschreiben
- Lebenslauf
- Nachweis über den Abschluss der Berufsausbildung
- die für die Tätigkeit relevanten Arbeitszeugnisse
Um einen Einblick in einige Aufgabengebiete der Bundesagentur für Arbeit zu erhalten, klicken Sie bitte auf den nachfolgenden Link: https://www.whatchado.com/de/channels/stories/bundesagentur-fuer-arbeit.
Bei Fragen melden Sie sich telefonisch unter der Rufnummer: 030 / 5555 99 8381.
Wir möchten Sie darüber informieren, dass das Auswahlverfahren grundsätzlich 12 Wochen andauern kann. Wir bitten daher um Geduld. Sie helfen uns sehr, wenn Sie in dieser Zeit von Nachfragen zum aktuellen Stand des Verfahrens absehen. Sie erhalten zu gegebener Zeit eine Information über das Karriereportal / die Inbox zu Ihrer Bewerbung. Herzlichen Dank für Ihr Verständnis!
