Mitarbeiter*in Empfang (w/m/d)

Die WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH ist so vielfältig wie das Leben in der Metropole Berlin: In den 34.000 Mietwohnungen leben rund 70.000 Berlinerinnen aus über 100 Nationen. Die WBM vermietet und verwaltet ca. 300.000 m² Gewerbeflächen - so viele wie keine andere der sechs landeseigenen Wohnungsbaugesellschaften. Sie steht für bezahlbaren Wohn- und attraktiven Gewerberaum mitten in der Hauptstadt und macht ihre Bestände fit für die Zukunft. Immobilienwirtschaftliche Kompetenz bringt das Wohnungsunternehmen zudem als Partnerin des Landes Berlin bei der Entwicklung komplexer Quartiere wie dem Haus der Statistik oder dem Dragonerareal von übergeordneter städtebaulicher Bedeutung ein. 455 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gestalten und schaffen attraktive und lebenswerte Kieze zum Wohnen und Arbeiten. Für ein soziales, nachhaltiges und klimaneutrales Berlin investiert die WBM verstärkt in Innovationen und Digitalisierung. Den Kundinnen gibt sie Sicherheit und nutzt die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten für die Stadt: Berlin. Urban. Mittendrin.
Chancengleichheit ist Bestandteil der Personalpolitik der WBM. Sie hat sich zum Ziel gesetzt, den Frauenanteil in Führungspositionen zu erhöhen. Das Unternehmen freut sich daher besonders über die Bewerbung von Frauen. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ebenfalls ausdrücklich erwünscht.
Die WBM ist Unterzeichnerin der Unternehmensinitiative „Charta der Vielfalt“, die Anerkennung, Wertschätzung und Einbeziehung von Vielfalt (Diversity) in der Unternehmenskultur in Deutschland voranbringen will.

Spannende Aufgaben erwarten Sie

Empfangsmanagement

• Begrüßung und Betreuung von Besuchern:
• Platzierung im Wartebereich und Benachrichtigung der zuständigen Terminverantwortlichen.
• Überwachung von Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich:
• Säubern der Tischflächen bei Bedarf und Bestückung mit Infomaterialien.
• Schlüsselaufbewahrung für eigengenutzte Objekte.

Kommunikation und Anfragen

• Entgegennahme und Weiterleitung:
• Interne Anrufe an zuständige Ansprechpartner*innen.
• Allgemeine Anfragen während der Servicezeit (Erstauskunft).

Ausgabe und Annahme:

• Gästeausweise, hinterlegte Unterlagen (z. B. für Geschäftskunden, Mieter*innen).
• Post- und Versandmanagement

Annahme von Posteingang und Warensendungen:

• Benachrichtigung der Mitarbeiter*innen zur Abholung.
• Übergabe von Post an Dienstleister (z. B. PIN AG, Deutsche Post).

Datenmanagement

• Abfrage und Aktualisierung von Kontaktdaten in der Mieterakte gemäß DSGVO.
• Erstellung und Weiterleitung von Tickets an die verantwortlichen Fachbereiche.Sicherheits- und Zugangsmanagement
• Kontrolle der Sicherungssysteme und Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen.

Zugangsüberwachung:

• Ausgabe und Annahme von Gästeausweisen.
• Administrative Unterstützung

Unterstützung des Second-Level-Support-Teams Kundenkommunikation:

• Vervielfältigung von Hausaushängen.
• Bearbeitung von Tickets (SLS) nach Vorgabe.
• Beantwortung schriftlicher allgemeiner Anfragen nach Vorgabe.

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Hotelfachfrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens Englisch-Grundkenntnisse; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
• Gute PC-Kenntnisse, insbesondere in Word, Excel und Outlook.
• Konzentrierte, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise.
• Freude am Umgang mit Kundinnen, Gästen und Mitarbeitenden sowie an der Organisation und Koordination des Besucherinnenmanagements in der WBM-Firmenzentrale.
• Fähigkeit, Kund*innen und Mitarbeitenden Orientierung zu bieten und gute Kenntnis der internen Abläufe und Vorgaben.
• Empathisches, hilfsbereites, freundliches und kommunikatives Auftreten; auch in stressigen Situationen stets freundlich und aufmerksam.
• Flexibilität, Teamfähigkeit und Belastbarkeit.

Ihre Zukunft bei der WBM

• Wir bieten Ihnen einen vielseitigen Aufgabenbereich mit Eigenverantwortung in einem zukunftsorientierten Unternehmen, welches auch auf die Work-Life-Balance achtet.
• Gegenseitige Wertschätzung, Respekt, Vertrauen und Fairness prägen unsere Unternehmenskultur, hier können Sie aktiv zum Unternehmenserfolg beitragen.
• Unsere Willkommenskultur erleichtert Ihnen den Einstieg, sodass Sie mit einer Patin oder einem Paten an Ihrer Seite die ersten Schritte in der WBM beschreiten.
• Sie profitieren von flexiblen Arbeitszeiten und einer Vergütung gemäß Tarif.
• Zuschuss zur ÖPNV-Jahreskarte, 30 Tage Jahresurlaub, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und eine betriebliche Unfallversicherung, sind weitere attraktive Angebote.
• Bestandteil des WBM-Kalenders sind Mitarbeiter-Events, regelmäßige Entwicklungsgespräche und individuelle Weiterbildungsangebote.
• Wir fördern Ihre Gesundheit mit einem vielfältigen Sport- und Gesundheitsprogramm.