Office Assistenz (w/m/d)

Ihre Aufgaben

• Als Office Assistenz (w/m/d) unterstützen Sie die Büroleitung im Zusammenhang mit der Büroorganisation sowie der Koordinierung der internen Abläufe.
• Darüber hinaus übernehmen Sie Funktionen im Assistenzbereich. Hierzu gehört u.a. die proaktive, verantwortungsbewusste und selbstständige Abwicklung von Routinekorrespondenz, Medienmonitoring, die Bearbeitung von Bürgeranfragen, die Führung der Ablage sowie die Erstellung der Buchhaltung für das Büro Brüssel.
• Sie überwachen und pflegen Geschäftsvorgänge, Wiedervorlagen und die Kalender der Geschäftsführung.
• Neben weiteren allgemeinen Sekretariatsaufgaben sind Sie darüber hinaus für das Reisemanagement der Referenten verantwortlich.
• Sie unterstützen auch die Geschäftsführung sowie die Veranstaltungsabteilung bei der Planung unterschiedlicher Veranstaltungen, inklusive eines internationalen Kongresses im Jahr 2025.

Ihre Qualifikationen

• Sie bringen gute MS-Office Kenntnisse mit.
• Sie können erste Berufserfahrungen aus einer ähnlichen Position vorweisen.
• Sie sind gut organisiert und haben die Fähigkeit, Termine und Abläufe zu koordinieren, Dokumente zu verwalten und ihre Aufgaben effizient und lösungsorientiert zu erledigen.
• Sie verfügen über ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher sowie englischer Sprache. Französische Sprachkenntnisse sind nicht erforderlich, aber können zum Einsatz gebracht und (ggf. im Rahmen eines Sprachkurses) vertieft werden.
• Sie arbeiten gerne im Team und erledigen Ihre Aufgaben eigenständig und zuverlässig.
• Sie verfügen über ein gutes Zeitmanagement und können Prioritäten setzen.

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