Persönliche Assistenz in der Verwaltung von Schloss Tegel

Über uns

Das Schloss Tegel (auch als Humboldt-Schloss bekannt) ist im Berliner Norden gelegen und ein einzigartiges Denkmal der deutschen Geschichte. Sein Erhalt wird seit Generationen von der Eigentümerfamilie finanziert, insbesondere durch die Vermietung von Wohnungen und die Verpachtung von historisch zum Gut gehörenden Grundstücken. Zur Unterstützung bei der Gutsverwaltung sucht der Eigentümer einen vertrauenswürdigen, engagierten und eigenverantwortlichen Personal Assistant (m/w/d) in Teilzeit
(ca. 50%) für vielseitige und verantwortungsvolle Arbeitsbereiche und mit Entwicklungspotenzialen im Bereich der Immobilienverwaltung.

Ihre Aufgaben

1. Büro-Management und Assistenz: Sie übernehmen interne Verwaltungsaufgaben und unterstützen den Eigentümer unmittelbar bei vielfältigen administrativen Vorgängen (z.B. Verwalten und Aufbereiten von Dokumenten, Korrespondenz, Erledigung von Überweisungen, Recherchen, Kommunikation mit Lohnbuchhaltung und Krankenkasse).
2. Prozesse und Digitalisierung: Sie optimieren die internen Büro-Prozesse und begleiten Digitalisierungsmaßnahmen (z.B. Einführung von Verwaltersoftware, Optimierung von Projektmanagement Tools, digitale Ablage).
3. Unterstützung bei Immobilienverwaltung: Sie unterstützen den Eigentümer unmittelbar bei der Verwaltung von Wohnungen und Pachtgrundstücken (z.B. Kommunikation mit den Mietern, Kommunikation mit Handwerkern bei der Organisation von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten, Unterstützung bei Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen, und Wohnungsbesichtigungen und -übergaben). Je nach Qualifikation und fortschreitender Erfahrung können Sie diese Aufgaben zunehmend selbstständig ausführen und darüber hinaus auch maßgebliche Unterstützung bei größeren Sanierungen und bei der Projektentwicklung leisten.

Wir erwarten

• Abgeschlossene Ausbildung (z.B. Kaufmännische Assistenz, Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau, Immobilienmanagement, oder ein Bachelorstudium bzw. eine vergleichbare Ausbildung).
• Starkes Interesse an der Immobilienwirtschaft (idealerweise mit Erfahrungen im Projektmanagement oder in der Immobilienwirtschaft).
• Kommunikationsstärke (Arbeitssprache ist Deutsch), Zuverlässigkeit, Flexibilität und eigenständige Arbeitsweise.
• Gute EDV-Kenntnisse und die Bereitschaft, neue Applikationen einzuführen und zu nutzen; idealerweise bereits DATEV-Kenntnisse.
• Ein offenes, freundliches Wesen und Freude an der vertrauensvollen Zusammenarbeit in einem kleinen und familiengeführten Team.

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Position und die enge und unmittelbare Zusammenarbeit mit dem Eigentümer.
• Ein freundliches, kollegiales Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit der beruflichen Weiterentwicklung im Bereich der Immobilienverwaltung.
• Flexible Arbeitszeiten und die Option für hybrides Arbeiten (ausgewogene Anwesenheit und Home-Office).
• Eine angemessene Vergütung und eine unvergleichliche Arbeitsumgebung am Schloss Tegel mit Parkzugang, gleichzeitig sehr guter Verkehrsanbindung (Kfz und ÖPNV).
• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem kleinen Family Office zum Erhalt von Schloss Tegel als einzigartiges historisches Zeugnis.