Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene persönliche Assistenz (m/w/d), die unseren Direktor bei vielfältigen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben unterstützt.
Hauptaufgaben
Administrative Unterstützung:
- Verwaltung des dynamischen und komplexen Kalenders des Direktors, einschließlich der Planung von Sitzungen, Telefongesprächen und nationalen/internationalen Reisen.
- Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Workshops, Veranstaltungen und Meetings für den Direktor und das Team.
- Koordination der Korrespondenz (E-Mails, Briefe und Telefonate) im Namen des Direktors, um eine zeitnahe und effektive Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern zu gewährleisten.
Organisatorische Aufgaben:
- Vorbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und internationalen Konferenzen in verschiedenen Zeitzonen.
- Unterstützung bei privaten Angelegenheiten, einschließlich persönlicher Terminplanung, Reiseplanung und gelegentlichen Besorgungen.
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Kollegen, um einen reibungslosen Arbeitsablauf und die Durchführung von Projekten zu gewährleisten.
Unterstützung der Medien- und Öffentlichkeitsarbeit:
- Koordination von Medienkontakten, Interviews und PR-Aktivitäten für den Direktor mit der Kommunikationsabteilung.
- Bei Bedarf Unterstützung bei Präsentationen, Berichten und anderen Dokumentationen.
Allgemeine Bürotätigkeiten:
- Erste Ansprechperson für Projektleiter, Teammitglieder und Stakholder sein und für eine professionelle und einladende Atmosphäre sorgen.
- Erledigung der täglichen Bürotätigkeiten, einschließlich der Bearbeitung der eingehenden Post und der Aktenführung.
- Unterstützung und Zusammenarbeit mit der Institutsverwaltung bei Bedarf.
Qualifikationen und Kompetenzen:
Erforderlich:
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem akademischen oder forschungsorientierten Umfeld, oder gleichwertige Erfahrung.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Projektmanagement-Tools.
- Ausgeprägte Organisations- und Projektmanagementfähigkeiten mit der Kompetenz, mehrere Prioritäten unter Zeitdruck zu managen.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (auf Business-Niveau).
Wünschenswert:
- Vertrautheit mit akademischen Umfeld und Institutionen.
- Weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Italienisch oder Dänisch, sind von Vorteil.
Persönliche Eigenschaften:
- Proaktiv und selbstmotiviert, mit einer kollaborativen Denkweise.
- Hohe Diskretion und Professionalität im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, positive Arbeitsbeziehungen aufzubauen.
Was wir bieten
- Ein wettbewerbsfähiges Gehalt.
- Flexible Arbeitsregelungen und mobile Arbeitsoptionen.
- Moderne Büroräume im Herzen von Berlin-Mitte.
- Ein freundliches, offenes und internationales Arbeitsumfeld.
- Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten in einem weltweit vernetzten Forschungsinstitut.
- 20 Tage Urlaub pro Jahr mit der Option auf einen Vollzeit- oder Teilzeitvertrag.
- Befristeter Vertrag (12 Monate) mit Option auf Entfristung
Wie bewerbe ich mich?
Wenn Sie sich für Innovation und organisatorische Exzellenz begeistern und in einem global engagierten Forschungsteam mitarbeiten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte senden Sie uns folgende Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Anschreiben
- Zusätzliche Dokumente (z.B. Arbeitszeugnisse, Empfehlungsschreiben etc.)
an info@rfberlin.com mit dem Betreff: Persönliche Assistenz/Direktionsassistenz.
Sollten Sie Fragen zu der Stelle oder zum Institut haben schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an info@rfberlin.com
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und Sie in unserem Team willkommen zu heißen!
