Das Bezirksamt Mitte ist Arbeitgeber für mehr als 3.000 Menschen. Berlin-Mitte, das bedeutet: arbeiten im Herzen der Hauptstadt. Das Bezirksamt Mitte steht für Vielfalt. Bewerbungen, die die Vielfalt unseres Bezirkes widerspiegeln, sind uns sehr willkommen. Bei uns warten interessante Aufgaben und Herausforderungen in mehr als 80 Berufen auf Sie! Diese wollen wir gemeinsam mit Ihnen angehen, getreu unserer Devise: „Wir machen Mitte!"
Das Bezirksamt Mitte sucht ab sofort unbefristet eine
Persönliche Sekretärin bzw. einen persönlichen Sekretär der Bezirksbürgermeisterin bzw. des Bezirksbürgermeisters (m/w/d)
Kennziffer: 271/2024
Bewerbungsfrist: 26.12.2024
Entgeltgruppe: E9b TV-L
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden
Ihr Arbeitsgebiet umfasst:
- Kategorisierung und Priorisierung von E-Mails und Anrufen im Organisationspostfach der Bezirksbürgermeisterin / des Bezirksbürgermeisters (BzBm) sowie im persönlichen Account
- selbstständige Weiterleitung und Beantwortung eingehender E-Mails
- Terminplanung der/des BzBm inkl. Terminkontrolle, Erstsichtung, Erfassung, Verwaltung
- Kategorisierung, Dokumentation und Weiterleitung der analogen Posteingänge
- Krisenkommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern, Beschwerdeführerinnen und -führern, auch in kultursensiblen Personenkonstellationen und in besonders problematischen Lebenslagen
- Vertretung der Geschäftsstelle d. BzBm für Vor- und Nachbereitung der Bezirksamtssitzungen (elektronische Archivierung, Verteilung der Beschlüsse des Bezirksamtes, formale Prüfung der eingereichten Vorlagen und sonstigen Unterlagen, Vergabe von Vorlagen-und Beschlussnummern, Zusammenstellung der Tagesordnung unter Beachtung der angemeldeten Punkte, Zusammenstellung der wöchentlichen Sitzungsunterlagen, Weiterleitung von Mitzeichnungen bei BA-Vorlagen sowie deren Fristüberwachung)
- Vertretung Geschäftsstelle d. BzBm für Angelegenheiten der BVV (Verteilung und Fristüberwachung der Beschlüsse der BVV, Koordination aller Anfragen der BVV, formale Prüfung der eingereichten Unterlagen)
- Vertretung Geschäftsstelle d. BzBm bei der Koordination von Eingaben, Beschwerden und Petitionen von BVV und AGH
- Vertretung Geschäftsstelle d. BzBm für Angelegenheiten des RdB sowie des RdB-Fachausschusses unter Vorsitz d. BzBm (Vor- und Nachbereitung der Sitzungsakte in SIDOK)
- Zusammenstellung von Unterlagen für bezirkliche und überbezirkliche Sitzungen des BzBm
- Mitwirkung bei der organisatorischen Vorbereitung von Terminen (Recherche und Aufbereitung von Unterlagen und Informationen im Einzelfall)
- Zuarbeiten für BzBm, Büroleitung und Referentin/Referent d. BzBm auf Anforderung
- Verwaltung, Archivierung u. Registrierung von Repräsentationsgeschenken
- Bearbeitung von sonstigen Eingängen nach Zuweisung BzBm oder Büroleitung
- Sonderaufträge d. BzBm (u.a. Protokollführung in Dienstberatungen, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen des BzBm, Terminplanung BzBm-Hauptverwaltung)
- Aufbau und Fortschreibung einer Zielgruppendatenbank sowie korrespondierender Verteilerlisten
- Erfassung der Urlaubsplanungen und Abwesenheitszeiten
- Koordination und Beschaffung des Büromaterialbedarfs sowie zur Bewirtung von Gästen notwendiger Güter
- Angelegenheiten des Arbeitsschutzes für den BzBm-Bereich (StD, RA, Beauftragte, SPK, PrävRat, BzBm-Büro)
- Koordinierende Aufgaben in Fragen der Raumplanung und -belegung
- Gestaltung und Pflege des Intranet-Auftritts des Büros der Bezirksbürgermeisterin / des Bezirksbürgermeisters
- Ausgabe von Dienstfahrscheinen
- einen Abschluss als Bürokauffrau/-kaufmann oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation
- verfügen zusätzlich über langjährige Erfahrung in vergleichbaren Sekretariatsaufgaben
Wir bieten
- eine dauerhafte Beschäftigung bei einem zuverlässigen und sicheren Arbeitgeber
- abwechslungsreiche Tätigkeiten mit Eigenverantwortung
- ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, für das wir mit dem Gütesiegel familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert wurden und eine gute Work-Life-Balance (durch zeitliche Selbstbestimmung, flexible Arbeitszeiten, Einstieg in mobile Arbeit, Angebot von Telearbeitsplätzen)
- aktive Gesundheitsangebote während der Arbeitszeit
- umfangreiche Weiterentwicklungsmöglichkeiten (wie Fachfortbildungen, Sprachkurse, Coachings, Hospitationen) und ein individuelles Wissensmanagement
- die Möglichkeit eines Auslandsaufenthaltes zum Austausch mit europäischen Verwaltungen
- eine betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub pro Jahr
- eine zentrale Lage und eine gute Verkehrsanbindung
Sie finden sich im Profil wieder?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über den untenstehenden Button „Jetzt bewerben"!
Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des Berliner Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, insbesondere für Führungspositionen. Das Bezirksamt Mitte orientiert sich am Frauenförderplan und setzt aktiv hier genannte sowie weitere Maßnahmen um.
Wir schätzen die Vielfalt in unseren Teams und begrüßen daher alle Bewerbungen von Personen mit eigener oder familiärer Migrationsgeschichte, verschiedener sexueller und geschlechtlicher Identität(en), sozialen, ethnischen und religiösen Zugehörigkeiten sowie körperlichen und geistigen Fähigkeiten.
Die vollständige und für die Auswahl verbindliche Stellenausschreibung (inkl. Anforderungsprofil) finden Sie am Ende dieser Seite als verlinkte PDF-Datei unter „Weitere Informationen"!
Zusätzliche Informationen erhalten Sie auf dem Karriereportal oder auf unserer Homepage.
Ihre Ansprechperson für das Bewerbungsverfahren:
Frau Nina Thiele
nina.thiele@ba-mitte.berlin.de
030/ 9018-23538
Ihre Ansprechperson für das Aufgabengebiet:
Herr Stefan Kuschel
stefan.kuschel@ba-mitte.berlin.de
030/ 9018-32202
