Die Königliche Porzellan-Manufaktur Berlin (KPM Berlin) ist der älteste bis heute produzierende Handwerksbtrieb Berlins. Seit ihrer Gründung durch Friedrich den Großen im Jahr 1763 steht die Manufaktur für handgefertigten Luxus, stilprägendes Design und beständige Werte. Sie hat bedeutende Schätze und Relikte von bleibendem Wert in ihrem Archiv vereint.
Die Stiftung Königliche Porzellan-Manufaktur Berlin widmet sich dem Erhalt, der Förderung und Weiterentwicklung dieses geschichtsträchtigen, kulturellen Erbes der Porzellan-Manufaktur als einzigartiges Berliner Kulturgut.
Die Stelle Sachbearbeitung Verwaltung und Finanzbuchhaltung umfasst ein breites Spektrum an organisatorischen, administrativen und unterstützenden Aufgaben, um den reibungslosen Ablauf eines Büros sicherzustellen.
DIE AUFGABEN UMFASSEN INSBESONDERE:
Administrative Aufgaben
- Allgemeine Büroorganisation (z. B. Bestellungen, Postbearbeitung, Telefonannahme).
- Bearbeitung von E-Mails und Schriftverkehr.
- Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Protokollen und Berichten.
- Terminmanagement für Vorgesetzte und Mitarbeiter.
- Ablage und Dokumentenmanagement.
Finanzbuchhaltung und Budgetverwaltung
- Vorbereitende Buchhaltung.
- Zahlungsverkehr: Überwachung von Konten, Gehältern, Krankenkassenbeiträgen und Zahlungen.
- Führen der Kasse und Erstellen von Kassenabschlüssen.
- Unterstützung bei der Erstellung von Budgetplänen und finanziellen Reports.
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder der Buchhaltung für die Erstellung von Jahresabschlüssen.
Personalverwaltung
- Pflege von Personalakten und Verwaltung von Personalunterlagen.
- Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen.
- Überwachung von Urlaubs- und Krankheitszeiten.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Personalangelegenheiten.
- Verwaltung der Lohnabrechnung (ggf. in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern).
IT- und Büromanagement
- Verwaltung von Büroinfrastruktur und -ausstattung (z. B. IT-Systeme, Softwarelizenzen, Büromaterial).
- Koordination von Wartungsarbeiten und IT-Support.
- Einführung und Verwaltung von digitalen Tools zur Effizienzsteigerung.
Kommunikation und Stakeholderbetreuung
- Pflege der Kontaktdatenbank.
- Bearbeitung von Spendenbescheinigungen.
FOLGENDE QUALITÄTEN ZEICHNEN SIE AUS:
Fachliche Qualifikationen
1. Kaufmännische Ausbildung: Idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Verwaltung, oder eine ähnliche kaufmännische Qualifikation.
2. Kenntnisse in Finanzbuchhaltung: Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Kassenführung.
3. Erfahrung im Personalwesen: Vertrautheit mit administrativen Aufgaben im HR-Bereich.
4. IT-Grundkenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office.
Soziale und persönliche Kompetenzen
1. Organisationstalent: Hohes Maß an Struktur und Eigenverantwortung für die effiziente Bearbeitung von Büroorganisation, Dokumentenmanagement und Terminplanung.
2. Kommunikationsstärke: Die Fähigkeit, sowohl intern als auch mit externen Partnern klar und serviceorientiert zu kommunizieren.
3. Serviceorientierung und Kundenfreundlichkeit: Empathie und Freundlichkeit im Umgang mit Mitarbeitern und externen Stakeholdern.
4. Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit: Gewissenhaftigkeit im Umgang mit sensiblen Daten und Finanzen.
5. Flexibilität und Problemlösungsfähigkeit: Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen und schnelle Lösungsfindung.
Ergänzende Eigenschaften
1. Eigenständige Arbeitsweise und Motivation: Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und Verantwortung für die eigenen Aufgaben zu übernehmen.
2. Genauigkeit und Detailorientierung: Präzise und genaue Arbeitsweise, insbesondere bei der Bearbeitung von Buchhaltungsaufgaben und Dokumentationen.
3. Diskretion: Höchste Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen und Personalangelegenheiten.
WIR BIETEN
- Ein inspirierendes Umfeld in einer sich in der Entwicklung befindlichen Organisation.
- Schnelle Entscheidungswege durch flache Hierarchien und eine offene Arbeitsatmosphäre.
- Mitarbeit in einem kleinen, motivierten und engagierten Team, in dem Eigeninitiative sowie das Einbringen eigener Ideen erwünscht sind.
- Sehr gute Verkehrsanbindungen.
- Flexible Arbeitszeiten sowie Arbeitszeitkonto.
- Attraktive Preisnachlässe auf Produkte der KPM.
- 30 Tage Urlaub.
- Arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge.
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf - Sie können unser Team ab sofort unterstützen. Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte an:
carsten.schroeder@stiftung-kpm.de.
