Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d)

Die Kindertagesstätten SüdOst sind ein Eigenbetrieb des Landes Berlin. Wir betreiben 44 Kindertagesstätten in den Berliner Bezirken Treptow-Köpenick und Neukölln, in denen täglich bis zu 4.800 Kinder im Alter von einem Jahr bis zum Schuleintritt betreut und gefördert werden.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Verstärkung unserer Abteilung Sekretariat, unbefristet in Vollzeit einen engagierten

Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d)

Kennziffer: Sekr 01/25
Entgeltgruppe: E6 TV-L
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden
Bewerbungsfrist bis 07.03.2025

Ihre Aufgaben

• Organisation und Administration aller Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsstelle
• Organisation des Ablagesystems der Geschäftsleitung (Aktenführung, Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen)
• allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Kopier- und Verteilarbeiten, Terminmanagement, Aufgabennachverfolgung usw.)
• Bestellungen und Einholung von Angeboten
• Recherchearbeiten
• anlassbezogene Protokollführung (z. B. bei Dienstbesprechungen und anderen Sitzungsterminen)
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, AGs, Fortbildungen und weiteren Veranstaltungen
• Unterstützung der anderen Abteilungen bei Bedarf
• Empfangen und Betreuen von Besucher*innen, einschließlich Gästebewirtung
• Vertretung innerhalb des Teams

Das sollten Sie mitbringen.. .

• einen Ausbildungsabschluss als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation.
• mehrjährige berufliche Erfahrungen im Sekretariatsbereich sind unabdingbar , Erfahrungen im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit/Veranstaltungsorganisation sind wünschenswert.
• gute Kenntnisse über die Struktur und Arbeitsweise der Berliner Verwaltung sowie der GGO I.
• die Sicherheit in der Anwendung der Informationstechnik, insbesondere der Standardsoftware (MS Office) und des Internets, gute Kenntnisse in der Nutzung der üblichen Bürokommunikationsmittel sind unabdingbar.
• sehr gute Kenntnisse der Rechtschreibung, Grammatik, Ausdruckweise und Interpunktion (Sprachniveau C1 gem. Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)).
• Zuverlässigkeit, Umsichtigkeit und Verschwiegenheit sowie eine hohe Serviceorientierung und eine gute Kommunikationsfähigkeit.
• Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und die Fähigkeit „über den Tellerrand zu schauen“.
• eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch in schwierigen und hektischen Situationen sicher, freundlich und verbindlich zu agieren, sind unabdingbar.
• Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit (Bereitschaft zur Übernahme von Diensten zu ungünstigen Zeiten, d. h. gelegentliche bzw. anlassbezogene Arbeit auch an Wochenenden sowie die Übernahme von kurzfristigen Sonderaufgaben).

Wir bieten Ihnen

• ein vielfältiges Aufgabengebiet und die Möglichkeit zur Gestaltung.
• einen modernen Arbeitsplatz und ein erfahrenes Team.
• eine Bezahlung nach den im Land Berlin geltenden Tarifverträgen des öffentlichen Dienstes .
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung.
• eine Prüfung der Anerkennung von förderlichen Beschäftigungszeiten sowie die Vorweggewährung von Erfahrungsstufen im Rahmen des Auswahlverfahrens in Abhängigkeit von den individuellen Voraussetzungen und der Bewerber*innenlage.
• eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder).
• eine Jahressonderzahlung („13. Monatsgehalt“).
• bis zu 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche arbeitsfreie Tage am 24.12./31.12 .
• eine Hauptstadtzulage von monatlich bis zu 150,- EUR oder alternativ einen steuerfreien Zuschuss zum Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg, alternativ Deutschlandticket Job, und die entstehende Differenz zur Hauptstadtzulage.
• vermögenswirksame Leistungen .
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement .
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten .
• Unterstützung bei der Suche nach einem Betreuungsplatz für Ihre Kinder in einer unserer Kindertagesstätten .
• die kostenfreie Teilnahme an Fortbildungen , sowie Mitgestaltungsmöglichkeiten in verschiedenen Arbeitsgruppen und Projekten .

Sie sind interessiert?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsanschreiben, ausführlicher Lebenslauf sowie Qualifikationsnachweise (Nachweis über die abgeschlossene Ausbildung, Arbeitszeugnisse oder dienstliche Beurteilung o. ä.)). Bitte beachten Sie, dass eine mögliche Einstellung nur dann erfolgen kann, wenn die in der Stellenausschreibung genannten formalen Anforderungen (Qualifikationen, Bildungsabschlüsse und Berufserfahrungen) mit Nachweisen belegt sind. Bei im Ausland erworbenen Qualifikationen ist ein Nachweis über ihre Anerkennung in Deutschland bzw. die Feststellung der Gleichwertigkeit mit einem in Deutschland anerkannten Ausbildungsberuf und eine beglaubigte Übersetzung beizufügen. Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.
Bewerbungen sind prinzipiell unter Angabe der in der Ausschreibung erwähnten Kennzahl bzw. der Stellenbezeichnung einzureichen. Grundsätzlich sollten Bewerbungen direkt online über das Karriereportal der Berliner Verwaltung (https://karriereportal-stellen.berlin.de/stellenangebote.html) getätigt werden, um eine zügige Bearbeitung zu gewährleisten.
Die Bewerbungsdatenverarbeitung im Karriereportal Berlin erfolgt mit Hilfe von rexx Systems. Um sich online zu bewerben nutzen Sie bitte den Button “Jetzt bewerben!” am
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Die vollständige Stellenbeschreibung und weitere Informationen zum Angebot entnehmen Sie bitte der am Ende dieser Seite hinterlegten Internetadresse. Sie finden diese im Bereich "Informationen zur Bewerbung" unter "gewünschte Bewerbungsarten".