Team Assistenz & Office Manager - Schwerpunkt Festivals (x/w/m) in Elternzeitvertretung

Intro

Goodlive sucht ab dem 01. August eine:n Team Assistenz & Office Manager - Schwerpunkt Festivals (x/w/m) in Elternzeitvertretung. Die Position wird befristet bis voraussichtlich zum 30. September 2025 in einer Teilzeitanstellung (30 Std./Woche) besetzt. In Deiner Rolle sorgst Du für eine bestmögliche Arbeitsatmosphäre, in der sich alle Mitarbeitenden wohl fühlen und stehst als Herz und Seele der Crew unseren internen und externen Stakeholdern lösungsorientiert zur Seite. Dabei bist Du in Festivalproduktionen wie dem MELT, splash!, FULL FORCE oder dem SUPERBLOOM Festival involviert. Klingt das für Dich nach einer interessanten Tätigkeit? Wolltest Du schon immer in einer spannenden Branche wie der Musik- und Eventbranche arbeiten? Dann bist Du genau richtig bei uns! Wir freuen uns auf Deine Bewerbung

Deine Aufgaben

Travel Management (Schwerpunkt Hotels) für die Festivalcrew

• Konditionen mit Hotels und Unterkünften verhandeln
• Budgetpflege / Reporting der Kosten / Prüfen der Rechnungen
• Interne Bedarfe tabellarisch aufbereiten
• Übersichtliches und aktuelles Abbilden der Buchungsstände
• Regelmäßiger Austausch und Kommunikation mit den Hotels und Unterkünften
• Regelmäßiger und enger Austausch mit den internen Teams
• Beachtung von Hotel-/Unterkunftsregularien (Stornofristen, Besonderheiten, etc.)
• Organisation / Prozedere um Mietwägen
• Einsatz auf den Festivals vor Ort

Crew Management (Akkreditierung & Hospitality) auf Festivals

• Planung Crew Catering & Getränke
• Akkreditierung der Crew planen und vor Ort umsetzen (Crew Check In)
• Briefing, Koordination und Abrechnung des Check In Teams vor Ort
• Budgetverantwortung
• Erstellen von Crew Infos und Guidelines
• Bestellung und Verwaltung von Material und Geräten
• Anlegen, Abstimmen und Bestellung von Credentials
• Crew Hospitality (Feel Good Themen)

Office Management am Standort Berlin Kreuzberg (temporär, je nach Bedarf)

• Empfang von Besucher:innen und Gästen des Büros
• Verwaltung der Ein- und Ausgangspost und des zentralen E-Mail-Postfachs
• Bedienung der Telefonzentrale, Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Verwaltung der Konferenz- & Besprechungsräume und Vorbereitung von Meetings
• Organisation von Team-Events und Aufmerksamkeiten
• Ansprechpartner:in, Vermittler:in und Ratgeber:in für die Mitarbeitenden
• Betreuung und Ansprechpartner:in internes Travelmanagement

Dein Profil

• Idealerweise hast Du bereits Erfahrung im Bereich Crew Hospitality, Travel & Office Management oder als Teamassistenz sammeln können
• Du hast ein herzliches Wesen und bist kommunikationsfreudig
• Du hast eine hohe Serviceorientierung und sorgst mit Deinem aufmerksamen Rundumblick für reibungslose Abläufe
• Du arbeitest strukturiert und zügig, denkst mit und entlastest das Team durch Deine proaktive Arbeitsweise
• Du zeichnest Dich durch Stressresistenz und Belastbarkeit aus und reagierst bei unvorhergesehenen Dingen gelassen und lösungsorientiert
• Du beherrschst die gängigen MS-Office-Anwendungen und hast idealerweise Erfahrung im Umgang mit Projektmanagement-Tools
• Du sprichst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift

Warum wir?

• Wir wollen allen unseren Mitarbeitenden die Chance geben ihren Alltag so individuell und flexibel wie möglich zu gestalten:Kernarbeitszeit 10-15 Uhr, plane Deinen Alltag so, dass es für Dich passt
• 2 Tage Home-Office in der Woche und gelegentlich Remote Work möglich
• Familienfreundlichkeit: plane nicht um die Arbeit, sondern Deine Arbeit um Deinen Alltag

• Wir arbeiten in einem hochmotivierten, familiären Team mit flachen Hierarchien
• Dich erwarten kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit Dein Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten
• Du erhältst tiefe Einblicke in die Musik- und Veranstaltungsindustrie und Zugang zu verschiedenen Veranstaltungen
• Wir bieten jährlich Weiterbildungsmöglichkeiten für Deine individuelle Entwicklung

Was ist uns wichtig?

In unseren Teams ist uns Diversität wichtig. Wir ermutigen deshalb insbesondere Menschen mit Migrationshintergrund, BIPoC, Menschen aus unterrepräsentierten Communities, Personen, die weiblich, queer, trans* und/oder inter* sind sowie Personen mit chronischen Krankheiten oder Behinderungen zu einer Bewerbung! Du betreust Kinder oder pflegst Angehörige? Wir unterstützen flexible Arbeitsmodelle und setzen uns für Vereinbarkeit ein. Wir freuen uns außerdem, wenn du uns mitteilst, mit welchem Pronomen du angesprochen werden möchtest.
Findest du dich nicht in allen Anforderungen wieder? Überhaupt kein Ausschlusskriterium! Wir bei Goodlive sind daran interessiert ein möglichst diverses und vielfältiges Team aufzubauen und da bist du genau richtig. Also auch, wenn du keine Ausbildung in der Branche hast etc., freuen wir uns sehr dich kennenzulernen.

Deine Bewerbung

Klingt spannend? Ist es auch! Wir freuen uns über deine Bewerbung mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung, dem frühesten möglichen Eintrittstermin und Übermittlung deines Lebenslaufes. Bewirb dich einfach unter: jobs@goodlive.ag oder unter unserer Website: ​
Apply for this job

Über uns

Die Goodlive ist ein Unternehmen im Live-Entertainment Bereich mit Hauptsitz in Berlin. Zu Goodlive gehören u.a. MELT Festival, splash! Festival, Heroes Festival, Full Force Festival, Superbloom Festival, Goodlive Artists, Gastrobüro, und Herokey. Goodlive selbst ist Teil von Live Nation. Die Live Nation GmbH ist im Bereich der Musik für die Werbung, Organisation und Durchführung musikalischer Veranstaltungen im deutschsprachigen Raum tätig, insbesondere für Konzerte, Tourneen, Open-Air-Veranstaltungen und andere Live-Events sowie für die Betreuung und Vermarktung von Künstler:innen.